書類の保存

書類の保存

　決算後に申告書ほか一式をお客様にお渡しします。その際「いつまで保存すればいいのですか？」または「古いものは捨てていいですか？」とご質問を受けます。
　申告書（決算書を含む）は永遠に、議事録などは申告期限から10年、総勘定元帳や領収書、通帳などは7年とお願いしています。
　これは、税法上申告期限から７年間、会社法上１０年間と決まっていて、さらに重要な書類に関しては規則が無くても永久に保存して頂きたいためです。


1. 税法上、7年間保存するもの

・ 帳簿・・・・・総勘定元帳や現金出納帳、売掛金（買掛金）元帳、固定資産台帳など
・ 書類・・・・・棚卸表や契約書、注文書、請求書、領収書など
・ 人事関係・・・源泉徴収簿や扶養控除申告書など


２．会社法上、10年間保存するもの

・ 計算書類（貸借対照表その他これらの付属明細書）
・ 株主総会議事録
・ 取締役会議事録


３．永久保存が望ましいもの

・ 申告書や決算書
・ 定款や登記関係書類
・ 役所への、申請書や届出書
・ 不動産関係書類や重要な契約書
・ 株主名簿
・ 就業規則


４．保存方法

（１） 紙による保存
　　コンピュータによって作成した書類も、紙に印刷して保存します。

（２）電子データによる保存
・ コンピュータによって作成した書類の内、上記１の税法上保存が求められている書類については、あらかじめ所轄税務署長に申請することにより、サーバーやＤＶＤ、ＣＤ等に保存することができます。
・ 同じく事前申請により、第三者作成書類をスキャナで読み込んで電子保存することもできます。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（和田）